Gestión Documental

La gestión documental se encarga de administrar la información no estructurada en forma de documentos, bien sea texto, imágenes, voz o video, y organizarlos de forma que se puedan guardar, recuperar o eliminar mediante principios de racionalización y economía. El desarrollo de las tecnologías de la información ha impulsado la utilización de documentos en formato electrónico y su almacenamiento en bases de datos, con el consiguiente aumento de complejidad en el control de los flujos de trabajo.

Los sistemas más modernos de gestión documental presentan las siguientes característiscas:

• Digitalización: almacenamiento en formato digital de cualquier tipo de documento, por ejemplo con el escaneado de documentos en papel. Puede ir acompañando con metadatos para la búsqueda posterior por palabras clave.
• Indexación: sistema de referenciación que permita encontrar un documento con facilidad.
• Integración: enlace del documento con en el sistema de gestión empresarial para evitar duplicidad de tareas.
• Flujos de trabajo: los documentos se pueden compartir entre los distintos departamentos de la empresa y se pueden controlar los cambios de versión.

Los beneficios para la empresa pueden resumirse en los siguientes:

• Relación más estrecha con el cliente: se establece un nuevo espacio de trabajo compartido Empresa / Cliente.
• Mejor gestión de la información: aumenta la calidad del servicio y la productividad.
  
• Reducción de costes: se prescinde del papel y de su almacenamiento. Se reducen los tiempos de búsqueda de información.
  

La implantación de la gestión documental en la empresa necesita una cuidada planificación, para minimizar el impacto de las siguientes desventajas:

• Coste: la inversión inicial en infraestructura puede resultar costosa.
• Tiempo: el volumen de datos inicial a introducir en el sistema puede requerir tiempo y recursos.